Comment rédiger un mémoire technique efficace pour répondre à un appel d’offre ?

Le mémoire technique est souvent considéré comme la bête noire des entreprises qui entendent répondre à un marché public.  

Si tu travailles pour des particuliers ou des entreprises privées, il est vrai que tu as rarement à produire un tel document.   

En outre, ce document peut avoir un sacré poids dans la décision de l’acheteur. C’est donc compliqué de déléguer sa rédaction car ça peut te couter cher si c’est mal fait. 

On ne va pas se mentir, maitriser la rédaction de son mémoire technique est un passage obligé si tu veux répondre à un marché public. Cela va te prendre du temps la première fois et ensuite tu vas capitaliser sur ce que tu as déjà fait et l’adapter. 

 

Dans un mémoire technique il y a des mentions qui sont réutilisables et heureusement. On ne va pas réinventer la roue à chaque fois.

En revanche, d’autres doivent “coller” aux interrogations de l’acheteur et taper juste.  

Le copier-coller peut être, dans ce cas-là, désastreux. L’acheteur se rendra compte qu’il n’est qu’un numéro et qu’aucune appropriation de son dossier n’a été réalisé par le candidat. 

Quel juste milieu convient-il d’adopter entre les 2 écueils que sont :

• la rédaction chronophage, et sans doute inefficace, 
• la rédaction alibi, juste pour dire qu’on a remis quelque chose qui sera qualifié d’irrégularité et sifflera la fin du match 

On voit ensemble à quoi sert un mémoire technique et quelle forme il doit avoir pour voir ensuite quels éléments indispensables il doit contenir et pourquoi. 

 

Rôle et forme du mémoire technique en marché public 

 

Selon les acheteurs on rencontre parfois les termes de mémoire explicatif, mémoire justificatif, mémoire technique justificatif, note technique, note méthodologique ou offre technique. 

Tous ces termes désignent la même chose. Pour la suite de l’article, j’utiliserai le terme de mémoire technique. 

 

A quoi sert un mémoire technique ? 

 

Le mémoire technique sert de support à l’analyse technique de ton offre par l’acheteur public. 

L’effort et le temps à consacrer à son élaboration est fonction du degré d’importance qu’il représente pour l’acheteur public. 

Ce “poids” est indiqué dans le RC par le biais de la pondération que revêt chaque critère. 

Ainsi, une valeur technique portée à 60 % et un prix à 40 % permet d’éclairer sur la volonté de l’acheteur de privilégier la technicité plutôt que le prix. À l’inverse, si le marché public est pondéré à hauteur de 70 % pour le critère financier, il est évident que la valeur technique de l’offre n’est pas à négliger mais c’est sur ta proposition de prix que le travail doit porter. Tu dois l’affiner au maximum pour être compétitif, dealer avec tes fournisseurs le cas échéant et ajuster les timings d’intervention sans pour autant te tirer une balle dans le pied. 

Le mémoire technique met en lumière la valeur ajoutée et le savoir-faire de ton entreprise, ta méthodologie et le mode opératoire que tu vas mettre en œuvre pour exécuter la prestation. 

Il explique également ta proposition de prix (proposer 2 personnes ressources n’a pas le même cout qu’en proposer 6) et la cohérence de ton offre (équilibre hommes/ jours/prestation à réaliser). 

 

En un mot, il donne à l’acheteur public un éclairage nécessaire sur les moyens techniques, humains, logistiques que tu entends mettre en œuvre pour exécuter la prestation. 

 

L’acheteur public a besoin d’être rassuré sur ce qu’il achète.

C’est une constante et elle se vérifie à plusieurs moments de l’analyse de ta proposition. 

• Au stade de la candidature, les éléments qu’il demande permette de le rassurer sur la capacité de ton entreprise à répondre à son besoin : Chiffre d’affaires, références, qualifications doivent être en cohérence avec l’objet du marché 

• Au stade de l’offre, il entre un peu plus la qualité que tu peux apporter dans la réponse à son besoin. 

 

Il cherche la meilleure qualité possible dans son budget. Il n’a pas besoin de sur-qualité car elle a un cout.

A titre d’exemple, si le besoin de l’acheteur est un couteau.  

Une grande surface pourra répondre à son besoin, un coutelier aussi.

On n’est juste pas dans le même monde : finition, tenue, solidité, caractéristiques spécifiques en fonction de l’utilisation …

Tout cela influe sur le prix bien évidemment.

 

L’acheteur cherche la juste qualité au juste prix. 

 

Il va se forger son opinion en te questionnant sur des points qui lui paraissent représentatifs de la qualité qu’il attend. son objectif est de récolter des éléments factuels pour choisir la meilleure offre. 

En fonction des critères d’analyse des offres, tu vas devoir établir ta proposition en ciblant les axes de priorités établis par l’acheteur. 

Ce mémoire peut, ou non, être rendu contractuel. Si c’est le cas, ce sera indiqué comme tel dans le CCAP à l’article consacré aux documents contractuels du marché ou aux pièces constitutives du marché. 

Le mémoire technique est une pièce maîtresse de l’offre. Il sera analysé au regard du CCTP, et noté en fonction des sous critères de la valeur technique renseignés dans le RC. 

 

Quelle forme doit revêtir un mémoire technique ? 

 

Aucun formalisme n’est imposé. Il n’existe pas de modèle-type. Le mémoire doit être établi au cas par cas au regard des questionnements de l’acheteur public. 

Le mémoire technique est un document spécifique à chaque marché et doit te permettre de te DIFFERENCIER de la concurrence.  

 

Deux situations peuvent se présenter : 

 

• soit l’acheteur ne joint aucun cadre à remplir : en ce cas, l’entreprise le réalise en y renseignant de manière ordonnée et structurée les éléments techniques demandés par l’acheteur ; 

 

• soit l’acheteur a fourni une trame et demande que l’entreprise la complète. En proposant un cadre de mémoire pour répondre, l’acheteur facilite les modalités de réponse et t’évite l’écueil du copier-coller 

 

L’absence de cadre de mémoire technique à compléter. 

 

 Personnaliser le fond / le contenu au besoin de l’acheteur public

 

Cela peut apparaitre comme une bonne idée. Tu peux réutiliser ta trame de mémoire technique habituelle.  

Il peut être tentant de prendre un modèle type de mémoire technique spécifique à ton champ d’intervention.

Tu en trouveras sur internet, gratuit ou non d’ailleurs. Certains en font un business. 

 

Je ne saurais trop te conseiller de faire attention aux documents type ou exemples de document que tu peux trouver sur internet. 

 

Cela semble à première vue un gain de temps. Mais hormis la trame, qui peut être est intéressante, le reste ne correspondra pas à ton savoir-faire, tes atouts et ta spécificité et encore moins au besoin auquel tu entends répondre. 

 

Ne fait donc pas l’erreur classique de partir d’un mémoire type mais répond au besoin de l’acheteur public. 

 

Il faut que ce document soit parfaitement cohérent, rédigé et entièrement personnalisé pour la consultation concernée. 

Une des principales difficultés est de structurer le mémoire technique lorsque le RC ne fournit pas de trame détaillée.  

Par quoi commencer ?  Là est la grande question. 

Vient ensuite celle de ne pas mettre des informations utiles pour la candidature dans le mémoire technique qui a trait à l’offre. 

 

Il faut avoir à l’esprit l’image de l’entonnoir : 

 

 

• Au stade de la candidature : on parle de la capacité de l’entreprise à répondre au besoin (général) 

 

 

• Au stade de l’offre et donc du mémoire technique : on parle de l’équipe dédiée, des CV des personnes (particulier) 

 

 

 

 

Le mémoire technique est en fait une démonstration de l’adéquation de ta proposition au besoin présenté par l’acheteur public dans son cahier des charges en lien avec les sous critères de la valeur technique. 

 

Tu peux t’inspirer d’un mémoire technique type mais uniquement pour récupérer des éléments de trame mais en aucun cas de son contenu. Le mémoire doit dans tous les cas être totalement spécifique et conforme aux exigences du dossier de consultation. 

 

Le principal danger de partir d’un mémoire technique déjà réalisé pour un autre marché reste le mauvais copier-coller. Laisser filtrer une information d’un autre dossier, d’un autre donneur d’ordre ou argumenter sur un sujet qui n’a rien à voir avec l’objet du marché décrédibilise tout ton mémoire technique. 

L’acheteur public va plus se concentrer à regarder les signes qui indique le copier-coller qu’à vérifier les arguments avancés aux questions qu’il pose. 

C’est loin d’être exceptionnel malheureusement et cela pénalise les candidats.  

Une petite annotation, dans le rapport d’analyse, indiquant que le mémoire technique fait référence au marché d’un autre acheteur public n’est jamais du meilleur effet lors d’une présentation en commission d’appel d’offres.

Et je ne parle même pas de la référence à un site géographique hors périmètre ou à un autre lot qui ne fait pas partie du marché de l’acheteur public. 

 

La relecture du mémoire technique même si elle peut paraitre fastidieuse n’est vraiment pas à négliger. Pour être efficace, elle doit s’accompagner de la mise en parallèle des sous critères de la valeur technique précisés dans le RC.

 

 

Il y a donc le fond mais également la forme qui ne doit pas être négligé. 

Ne pas négliger la forme

 

Un mémoire technique structuré et clair enverra un message positif à l’acheteur public. 

 

“Ce qui se conçoit bien s’exprime clairement, 

 Et les mots pour le dire arrivent aisément”       

                                                          Boileau 

 

Ca date mais c’est tellement vrai ! 

Si tu es sur de la prestation intellectuelle, il est fondamental que tes propositions soient claires et structurées. Cela laissera penser que tes “rendus “le seront aussi. 

Mais c’est une vérité qui finalement peut être généralisée car c’est du bon sens. 

Quand on te vend quelque chose, si tu ne trouves pas l’info qui fait la différence rapidement, tu passes au suivant, surtout s’ils sont nombreux.  

 

“Tu n’auras jamais une deuxième chance de faire une bonne première impression”  

                                                                        David Swanson 

 

En marché public, c’est un peu diffèrent. L’acheteur doit rendre des comptes sur ses choix. Il ne peut pas prendre le risque d’écarter un candidat car tel élément n’est pas présent dans son mémoire technique alors qu’il a zappé l’info et qu’elle y était vraiment. 

Néanmoins, il faut que l’information y soit vraiment et de manière claire. L’acheteur ne doit pas avoir besoin d’interpréter ou de recouper les informations avec un autre paragraphe du mémoire technique.

Ce ne doit pas être un catalogue de tout ce que toi et ton entreprise savaient faire et avaient fait.  

L’exhaustivité d’un document va te demander un temps conséquent et il n’est pas certain que l’acheteur fasse l’effort de rechercher les informations utiles pour la réalisation du marché. 

 

Comme tout le monde l’acheteur aime le “tout cuit” et le “pré mâché”.

Il attend un mémoire technique qui répondent à ses interrogations (sous critères de la valeur techniques), le rassure sur ta compréhension de son besoin voire, cerise sur le gâteau, le surprenne par la proposition de variantes libres.

 

De la même manière, souvent les sous critères sont assez vagues. Pour illustrer et guider les entreprises sur ce qu’il attend, il va y accoler des exemples suivi des fameux (…). 

• Les éléments attendus permettent de vérifier la conformité de l’offre. 

• • L’absence d’un élément attendu rend ton offre irrégulière. Et, en la matière l’acheteur public n’est jamais obligé de régulariser. Tu prends donc un sacré risque à ne pas lui fournir le document demandé. 

• C’est quoi ces (…) ? 

• • C’est ton élément de différenciation.  Mais ça, c’est tout le sel de ma formation.🤩 

 

Si tu veux savoir ce que je propose, je t’envoie le plan de ma formation  « Savoir décrypter plus rapidement un cahier des charges et répondre à 100% aux attentes de l’acheteur public ».

Tu le vois, je vais bien plus loin que le seul mémoire technique. Répondre aux marchés publics c’est de la méthode. C’est même une méthode globale.

Savoir décrypter le cahier des charges, y lire les attentes de l’acheteur et pas uniquement au travers des critères de jugement des offres 😁.

Voir ses forces et ses faiblesses par rapport au besoin de l’acheteur et savoir si on se positionne ou non avec méthode.

Elaborer une réponse qui évite les écueils de la requalification, fera mouche et sortira du lot,

C’est ma proposition.

 

 

 

En un mot, le mémoire technique doit être clair et structuré.

En 2nde partie je te propose une trame pour structurer tes propos et coller aux “inquiétudes” de l’acheteur auxquelles il faut absolument, répondre. 

Cette trame te permet de te poser les bonnes questions et c’est bien là le plus important. 

 

Présence d’un cadre de mémoire technique à compléter  

 

Certains acheteurs produisent en annexe du RC, soit un cadre de réponse technique (CRT), soit la structure attendue, avec, dans certain cas, un nombre de page maximum. 

 

Avantages / inconvénients de la trame imposée 

 

Avantage : Eviter le risque du copier-coller 

 

C’est souvent mal perçu par les entreprises alors que c’est structurant pour elles. Cela évite, de plus, le risque du copier-coller qui est loin d’être exceptionnel.  

 

Le cadre te permet de baliser, de faciliter ta réponse et limite  le risque de copier-coller.

 

Tu n’as plus à te demander quoi dire et dans quel ordre.

Tu as un cadre de réponse technique souvent sous forme de tableau avec le rappel des sous- critères. 

Face à chaque sous critère tu dois argumenter. 

La trame met rapidement en lumière les points sur lesquels tu dois accès ton argumentation.

Pense qu’il faut rassurer encore et encore l’acheteur public sur ta bonne compréhension de son besoin. 

Le dire c’est bien mais c’est insuffisant. Le démontrer en implications pratiques c’est véritablement ce qui est attendu.  

A titre d’exemple, ne peut avoir la même valeur le fait de :

• dire que tu as compris le besoin de l’acheteur 
• expliquer comment tu te projettes pour réaliser la prestation (qui – quelles qualif mobilisées) quand (timing –organisation) pour réaliser quelles prestations précisément (en lien avec qualif bien évidemment) 

 

Inconvénient : Ne pas être passif – rester en alerte 

 

Ça a aussi des inconvénients.  

 

Quand on suit une trame, c’est assez mécanique, on se laisse guider mais attention aux pièges.  

2 illustrations :

Si tu proposes des variantes libres ou même s’il y a des variantes imposées, elles seraient analysées selon les mêmes critères que la solution de base (l’offre principale).

 

 

⚠️ Il ne faut donc pas oublier soit :

• d’ajouter des lignes dédiées à chaque variante, 
• de dupliquer le tableau/ la trame imposée pour chaque variante. 

 

⚠️ De plus, si tu utilises un cadre de réponse technique, pense bien à joindre les documents illustrant tes dires en annexe :

• fiches et descriptifs techniques,
• CV des personnes intervenants sur le marché,
• plannings demandés et autres documents. 

Un oubli peut entrainer l’irrégularité de ton offre. 

 

 Cadre imposé : quel risque à ne pas le compléter ? 

 

Imposer un cadre de réponse technique n’est pas désintéressé du côté de l’acheteur public. Ça lui fait gagner un temps fou dans l’analyse de la valeur technique des offres. 

 

Certains acheteurs rendent obligatoire le cadre de réponse pour apprécier l’offre technique de l’entreprise sous peine de non-conformité. 

Si tu refuses cette contrainte, quelles en sont les conséquences ? L’offre peut-elle être qualifiée d’irrégulière et donc éliminée ?

La réponse est de type “oui mais”. 

Si l’entreprise n’a pas fourni le cadre de réponse type de l’acheteur, elle ne peut pas être sanctionnée et se voir opposer un rejet de son offre par ce dernier, si, à la lecture du mémoire technique et sans effectuer de recherches, l’acheteur était en mesure de récupérer les renseignements exigés.  

Ordonnance TA Grenoble 23 janvier 2015 Société X c/ Commune de Meylan.

Le candidat n’avait pas répondu dans le cadre imposé par le RC et vu son offre éliminée comme irrégulière.
Le juge a estimé que le mémoire du candidat contenait tous les renseignements techniques exigés dans le cadre type permettant à l’acheteur public « une exploitation des offres identiques à ce qu’aurait permis le cadre type ».

L’acheteur ne doit pas aller à la pêche aux infos dans le mémoire technique. Il doit retrouver, sans effort, l’ensemble des éléments dans les autres pièces,  à l’identique.
 

 

Eléments de différenciation que doit contenir un mémoire technique efficace 

 

Trame de mémoire technique à personnaliser aux particularités du marché visé 

 

Je te propose une trame qu’il faudra absolument personnaliser selon les critères de jugement des offres de l’acheteur. 

On part du besoin de l’acheteur, on le reformule et note les points de vigilance, rappelle l’adéquation de son entreprise par rapport à ce besoin, se projette avec ses moyens humains et matériels dans la réalisation du marché et apporte des éléments qualitatifs différenciant (méthodologie – composition des équipes – approche particulière – gestion de la relation client – variantes techniques etc). 

Cela donne ceci : 

1. Rappel sur l’objet du marché, son contexte et le cadre dans lequel il s’inscrit. Rappeler les points de vigilance (durée du marché, objectifs de la prestation…) 

2.  Présentation succincte de ta société, ses compétences et quelques références similaires à l’objet du marché.  

3. Projection sur le déroulement de la prestation 

   1. Méthodologie spécifique : les modalités d’intervention en milieu occupé par exemple 
   2. Organisation, logistique de réalisation 
   3. Moyens matériels mis en œuvre pour l’exécution du projet (éventuellement les moyens affectés par les sous-traitants), 
   4. Moyens humains mis à disposition du projet (adéquation qualifications aux prestations) : 
      1.  organigramme de l’équipe, curriculum vitae (CV), nombre de personnes et fonctions, noms et fonctions du personnel intervenant, y compris en cas de groupement et/ou sous-traitance, 
      2. Rappel des contraintes pour l’exécution des prestations et les dispositions prises par l’entreprise pour respecter les exigences du DCE 

4. Démarche qualité  

   1. Description de la solution technique /Proposition de livrables éventuellement + fiches techniques/ fiches produits 
   2. Performance de ta proposition en matière environnementale le cas échéant (traitement et évacuation des chantiers, moyens mis en œuvre pour limiter les nuisances de son intervention, etc.). Performance en matière de sécurité de chantier (travaux) : panneaux, gestion des contraintes sécuritaires, communication avec les riverains, gestion des nuisances etc) 
   3. Planning prévisionnel (organisation temporelle), phasage d’intervention, gestion des contraintes, « qui fait quoi comment et où ? », 
   4. Préconisations / description technique de variantes libres (si autorisées).  Bien penser à ventiler chaque proposition technique sur tous les sous-critères de la valeur technique présentés dans le RC 
   5. Suivi des relations avec l’acheteur : assistance technique et le suivi de la prestation SAV – gestion des réclamations – le cas échéant gestion de la GPA en marché de travaux 

5. Récapitulatif des avantages de l’offre 

 

Les paragraphes 3 et 4 peuvent être utilement remplacés par la reprise des sous critères de la valeur technique. La structure du mémoire doit reprendre les critères et sous-critères de jugement des offres. 

Le contenu d’un mémoire technique varie évidemment en fonction de l’objet du marché.  

• Pour l’achat de prestations intellectuelles, les rubriques seront plus axées sur la méthodologie.
• Pour un marché de travaux, devra également être précisé :
  • les renseignements à fournir sur les matériaux,
  • la gestion du chantier,
  • le matériel technique susceptible d’être utilisé.

 

Cale-toi sur les sous critères de la valeur technique et déroule tes arguments. C’est à toi de jouer 😉

 

 

Le mémoire technique : élément de différenciation couvert par le secret industriel et commercial et donc non communicable 

 

Le mémoire technique est la démonstration de ton savoir-faire et de ton expertise : bien appréhender les problèmes, y apporter des solutions, calibrer les besoins humains et matériels en fonction du planning d’exécution des prestations à réaliser etc. 

De plus, ton organisation explique également tes prix. Le mémoire technique est donc un document couvert par le secret industriel et commercial. 

 

Il ne sera jamais communiqué à tes concurrents

 

Ce principe est constant comme l’atteste l’avis de la commission d’accès aux documents administratifs (CADA) suivant : Avis de la CADA, 15 janvier 2009, n°20090080  

 

« La commission rappelle qu’une fois signés, les marchés publics et les documents qui s’y rapportent sont considérés comme des documents administratifs soumis au droit d’accès institué par la loi du 17 juillet 1978. Ce droit de communication, dont bénéficient tant les entreprises non retenues que toute autre personne qui en fait la demande, doit toutefois s’exercer dans le respect du secret en matière industrielle et commerciale, protégé par les dispositions du II de l’article 6 de cette loi. Sont notamment visées par cette réserve les mentions relatives aux moyens techniques et humains, à la certification de système qualité, aux certifications tierces parties ainsi qu’aux certificats de qualification concernant la prestation demandée, ainsi que toute mention concernant le chiffre d’affaires, les coordonnées bancaires et les références autres que celles qui correspondent à des marchés publics. » 

Dans le même sens, Avis de la CADA, 19 mars 2009, n°20090938  

 

Un candidat évincé saisit la CADA à la suite du refus opposé par l’acheteur public à sa demande de copie des documents suivants : 

1)  acte d’engagement de l’attributaire du marché et le détail de ses prix unitaires ;  

2) sa note méthodologique. 

La commission considère que, « s’agissant de la note méthodologique visé au point 2), elle est assimilable au mémoire technique qui, comportant, par sa nature même, nombre de mentions relatives aux moyens humains et techniques de l’entreprise titulaire du marché, est intégralement couvert par son secret en matière industrielle et commerciale. 

 

 

Après avoir lu cet article, tes mémoires techniques sont-ils efficaces ? 

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