Offre de base, variante, PSE, toutes ces notions font référence au prix mais quelles différences entre elles ? Comment s’articulent elles entre elles ? La proposition variante est souvent présentée comme un atout pour les entreprises Qu’en est il vraiment ? C’est ce qu’on voit aujourd’hui.
Une variante en marché public, c’est quoi ?
Classiquement, les variantes constituent des modifications, à l’initiative des candidats, de spécifications prévues dans la solution de base décrite dans les documents de la consultation.
Les variantes permettent de proposer à l’acheteur public une solution ou des moyens, autres que ceux fixés dans le cahier des charges, mais permettant de répondre au besoin de l’acheteur public.
Elles peuvent être présentées en plus de l’offre de base ou se substituer à elle, si la réponse à la solution de base n’est pas obligatoire. Ce point est à vérifier dans le RC.
Il peut, par exemple, s’agir d’une solution différente de celle prévue par l’acheteur, innovante le cas échéant, ou de moyens inconnus de l’acheteur, qui permettent au candidat de remettre une offre moins chère ou techniquement supérieure.
Elle peut, aussi, consister en un aménagement des conditions financières du marché public en conditionnant par exemple une offre de prix à une réduction des délais de paiement ou prévoir un réduction de prix une fois un certain minimum de quantité atteint.
Tout est possible du moment que tu restes dans le cadre fixé par l’acheteur public (cf plus bas).
La variante est proche d’autres notions comme la solution de base appelée aussi offre de base, l’option et la PSE (prestation supplémentaire éventuelle).
Voyons ce qui les différencient les unes des autres et dans quelle mesure elles peuvent s’articuler entre elles.
Variantes et notions proches
Variante et offre de base.
Comme son nom l’indique cette notion correspond au besoin premier de l’acheteur public. C’est la base de son besoin, celui qu’il a défini comme correspondant au minimum requis pour répondre au marché.
L’offre de base, on parle aussi de solution de base, correspond au descriptif présenté dans le CCTP (Cahier des charges techniques particulier).Y répondre est en principe obligatoire. Cette notion se rencontre dans les marchés à prix global et forfaitaire avec DPGF. Le total du DPGF correspond à l’offre de base.
La variante est une « solution bis » pour atteindre l’objectif indiqué au cahier des charges et répondre au besoin de l’acheteur. Elle se substitue à l’offre de base, la remplace.
Variante et PSE
Une PSE signifie littéralement « prestation supplémentaire éventuelle ». C’est la nouvelle appellation de l’option technique. La notion d’option en marché public a un sens totalement diffèrent du langage courant comme on le verra dans le paragraphe suivant.
La PSE vient, en plus, de la solution de base ou de la solution variante qui est là pour répondre au besoin. C’est une prestation additionnelle qui sera éventuellement ajoutée au besoin de l’acheteur.
Il n’est pas rare de trouver des PSE dans les marchés de travaux. L’acheteur public entend ainsi faire chiffrer des prestations additionnelles qu’il actionnera ou non en fonction de son budget et du résultat de la consultation.
Variante et option.
Les options correspondent à une notion du droit européen qui figure dans les modèles d’avis d’appel à la concurrence. Ça n’a plus grand chose à voir avec sa signification dans le langage commun.
quand on achète un véhicule on achète la base et on ajoute certaines options. Si on traduit cela en marché public, on achète la solution de base et on ajoute des PSE en fonction de son budget et des apports de confort ou autres qu’elles peuvent délivrer.
Elles constituent, comme les PSE, des prestations susceptibles de s’ajouter, sans remise en concurrence, aux prestations commandées de manière ferme dans le cadre du marché public et qui doivent être prévues dans le contrat initial. Néanmoins, elles sont beaucoup
Il peut s’agir :
- de marchés publics de travaux ou de services similaires [articles R. 2122-7 du code de la commande publique] ;
- de tranches optionnelles (anciennes « tranches conditionnelles ») [articles R. 2113-4 à R. 2113-6 du code de la commande publique] ;
- de la reconduction du marché public [articles R. 2112-4 du code de la commande publique] ;
- de certaines formes de clauses de réexamen.
Ces options, que l’acheteur se réserve le droit de ne pas lever, doivent être prises en compte dans le calcul des seuils.
On est donc loin de la définition de l’option dans le langage courant.
Variante et variante imposé
Auparavant, on opposait variante à option : la variante était proposée par le candidat et l’option imposée par l’acheteur public.
Désormais, l’acheteur peut imposer le dépôt obligatoire d’une variante. Cela s’appelle une “variante imposée”. A défaut d’y répondre, l’offre sera regardée comme incomplète et donc irrégulière. Ce point est précisé dans les documents de la consultation ; dans le RC classiquement.
Variante, solution de base, options , PSE = offre composite
On parle d’offre composite lorsque le prix comprend plusieurs montants distincts et isolables.
Cette technique est très pratiquée en marché de travaux où l’acheteur public va tenter de voir s’il peut “se payer” des prestations complémentaires et souhaite avoir le choix aux vues des propositions de prix, en cas de bonne surprise.
C’est un peu la technique du mille-feuille. L’offre globale est composé de plusieurs strates visibles.
Une offre composite d’articule de manière suivante :
- Strate 1 : La solution de base. Le besoin est décrit dans le CCTP. C’est le besoin premier.
- Strate 2 : Une ou plusieurs PSE actionnées s’il reste du budget une fois le chiffrage de la solution de base connu.
- Strate 3 : Une variante imposée (plus-value variante ou moins-value variante).
- Strate 4 : Une ou plusieurs propositions variantes à l’initiative du candidat (plus-value variante ou moins-value variante)
- Strate 5 : Une ou plusieurs options qui en principe ne disent pas leurs noms.
- Elles requièrent un chiffrage additionnel …
- Cas des tranches optionnelles (voir l’article sur les marchés fractionnés à venir)
- … ou aucun chiffrage immédiat
- reconduction annuelle,
- mention de la possibilité de conclure un marché à prestations similaires avec le titulaire.
- Elles requièrent un chiffrage additionnel …
Intérêt des variantes en marché public
Quand proposer une variante ?
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Conditions propres à la réglementation
En procédure formalisée, si rien n’est précisé dans l’avis de publicité ou le RC, les variantes sont interdites
En procédure adaptée (MAPA), si rien n’est précisé dans l’avis de publicité ou le RC, les variantes sont autorisées
Les variantes sont également autorisées lorsque le seul critère de jugement des offres est le prix ou le coût global de l’offre.
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Conditions propres au marché
L’acheteur public doit nécessairement encadrer les variantes soit en précisant les éléments intangibles du cahier des charges (“un tout sauf “en quelque sorte) soit en ciblant les points où les variantes sont attendues.
Toute proposition de variante qui ne respecte pas les exigences minimales et les exigences de leur présentation constitue une offre irrégulière qui, sauf à ce qu’il soit possible de la régulariser, sera rejetée.
Si une proposition de variantes remet en cause le projet de base, elle constitue une offre inappropriée et sera rejetée.
Par conséquent, première chose à faire : vérifier que les variantes sont autorisées et quel champ d’action tu as pour en proposer.
L’objectif est de ne pas travailler pour rien.
Une variante non autorisée sera balayée par l’acheteur public sans être analysée. Il ne pourra pas la retenir même si elle est pertinente techniquement ou /et économiquement.
Ne pas autoriser les variantes c’est un peu se couper un bras. Parfois, la seule raison est la volonté d’aller vite.
Autoriser les variantes suppose du temps supplémentaire en amont de l’analyse mais également en cours d’analyse.
En amont de l’analyse, cela suppose de définir les champs d’action dans lesquels une variante serait intéressante, attendue, souhaitée.
En cours de consultation, cela augmente le travail d’analyse puisque les offres de base vont être comparée entre elles, les propositions variantes vont elles aussi être analysées aux moyens des même critères d’analyse des offres.
Objectif de la variante
La variante idéale permet plus pour moins cher. Si elle coûte plus chère que la solution de base, pour avoir une chance d’être retenu tu dois mettre l’accent sur les avantages de cette solution.
Idéalement encore, tu dois retomber à un moment donné sur un gain financier : moins d’entretien, meilleure durée de vie des matériaux, une garantie xxl. Bref, il faut aider l’acheteur à défendre ta solution avec des arguments de retour sur investissement.
L’acheteur public ne veut pas se tromper dans ses achats. Il ne veut pas “acheter pas cher” si c’est pour y revenir dans quelques années. C’est pour cela qu’il y a de moins en moins de consultation où seul le critère prix fait la différence.
Il faut voir ça comme une chance. Ce n’est pas le prix qui est recherché mais un rapport qualité prix le plus compétitif possible, c’est à dire le meilleur prix pour une prestation donnée.
Proposer une variante, c’est montrer à l’acheteur public que tu maîtrises ton sujet. Tu réponds bien évidemment à son offre de base mais tu peux faire mieux encore. Etre force de proposition et lui montrer ton expertise.
- Lui proposer mieux pour moins cher, immédiatement ou à terme (durée de vie du produit, qualité supérieure, double emploi etc).
- Lui proposer moins bien pour moins cher. Ce type de variante passe rarement mais tout dépend comment tu la présentes et dans quelle mesure tu dégrades le besoin. La question du gain financier a également son importance mais l’enjeu majeur est vraiment de définir si la “dégradation” est acceptable ou non. Ça peut être intéressant si tu la couples avec une autre qui propose mieux pour plus cher, si tu penses que la seconde amènerait un vrai plus au projet. C’est stratégique tout cela en fin de compte.
- Lui proposer mieux pour plus cher. A lier avec une variante en moins-value pour lui permettre de se positionner sur ce type de variante. Tu ne connais pas la marge de manœuvre de l’acheteur donc offre également des possibilités d’économie avec des variantes en moins-value et ne les conditionne surtout pas les unes avec les autres. Si l’acheteur a du budget et que la “valeur” qualitative de ta variante l’intéresse, il ne “déshabillera “pas son projet/ besoin mais prendra ta variante en plus.
- Lui proposer moins bien pour plus cher. Je le cite pour l’évacuer aussitôt.
Une fois les solutions techniques trouvées, encore faut il bien les présenter
Comment présenter une offre variante pour augmenter ses chances d’être prise en compte
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Mettre en avant la valeur technique de la variante
La valeur technique de chaque variante doit être décrite…
Montre sa valeur et ses atouts par rapport à la solution de base. C’est le moment de montrer ta valeur ajoutée, indiqué si tu as déjà utilisé ce procédé, matériaux, les résultats obtenus.
…et explicitée à la lumière des sous critères présentés dans le RC pour noter la valeur technique de la solution de base.
Par exemple, si un sous critère mentionne les moyens humains et matériels déployés pour la mise en oeuvre du marché, c’est la mise en oeuvre de la solution variante qui sera détaillée.
Il conviendra d’indiquer soit que l’argumentation est inchangé sur ce sous critère par rapport à la solution de base soit en préciser les spécificités dédiées à cette proposition variante. Ce travail est à réaliser pour chaque proposition variante.
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Rendre le prix compréhensible
Le coût de la variante doit être compréhensible en terme de plus-value ou moins-value par rapport à la solution de base ; seul élément financier figé et avec les mêmes paramètres pour l’ensemble des candidats.
Admettons que tu chiffres l’offre de base à 100 et tu proposes une variante, modifiant un élément de la solution de base, qui coûte 10.
L’acheteur ne doit pas baser ses calculs sur 110
La variante que tu proposes revient à modifier une composante de l’offre de base : même objectif mais meilleure performance technique de ta proposition par exemple.
Cela signifie que, de l’offre de base, tu retires 20 pour y substituer ta solution qui coûte 10.
Dans l’exemple, 20 correspond au procédé décrit dans le cahier des charges et inclus dans l’offre de base.
Dans ta proposition tarifaire qui est libre (pas de modèle imposé), tu dois préciser que ton offre avec la variante revient à 100 – 20 + 10 = 90.
Le chiffrage de ta variante doit donc apparaître comme étant une moins-value variante qui s’élève à -10.
Ta proposition est donc :
Offre de base : 100
Moins-value variante : -10
Soit une offre avec la variante de 90. CQFD ! On retombe bien sur nos pieds.
Dans l’analyse des offres, l’acheteur doit pouvoir comparer les prix de la solution de base des différents candidats. Puis il analyse les variantes du moment qu’elles sont autorisées, et enfin, le cas échéant les autres compositions du prix (options, PSE).
Le prix de l’offre de base doit être remise dans ta proposition même si tu penses que ta solution variante est meilleure.
C’est l’acheteur qui fixe la règle du jeu dans le RC. Si la réponse à la solution de base est imposée, tu dois y répondre et la chiffrer en totalité.
Si les variantes sont autorisées, le chiffrage de ta ou tes variantes doit se faire en plus ou moins-value par rapport au coût de la solution de base. Bien évidemment, tu vas décrire que ta variante vient se substituer à une partie de l’offre de base mais pour bien faire apparaître le coût de ta solution tu raisonnes en plus ou moins-value par rapport au coût de la solution de base.
C’est transparent et permet à l’acheteur de saisir rapidement l’intérêt ou non de ta ou tes propositions d’un point de vue financier et peut faire la différence en cas de lecture rapide.
Admettons que tu proposes une solution variante qui remplace un élément du prix central de la solution de base. Pour reprendre mon exemple, tu chiffres la solution de base à 100 et ta variante à 80.
Une lecture rapide pourrait être : c’est une plus-value de 80 qui double quasiment le budget imparti pour ce besoin. L’offre variante est inacceptable, elle ne sera pas analysée.
Alors que la lecture est peut-être toute autre. Il convient de lire : 100 –90 +80 = 90 soit une variante proposée qui est une moins-value variante de –10 et propose une réponse au besoin de l’acheteur pour 90.
Par conséquent, ton offre doit ressembler à ça :
Offre de base (DPGF) = 100
Moins value variante = – 10
soit une variante = 90
Cette présentation permet rapidement à l’acheteur public de voir quelles propositions variantes il peut intégrer dans son budget pour quels bénéfices.
Si on récapitule:
Quand c’est autorisé et si le sujet le permet, proposer une offre variante est une vraie bonne idée. Elle permet de faire ressortir ton expertise et d’amener des solutions nouvelles auquel l’acheteur public n’avait pas pensé.
Si tu le fais, il faut le faire à fond car ta proposition variante sera analysée selon les mêmes critères et pondération que ton offre principale.
Définit bien les caractéristiques et atouts de ta proposition variante pour une bonne compréhension de l’acheteur public et multiplier tes chances d’intéresser.
