Répondre en groupement d’entreprise à un appel d’offres : doper sa capacité

« Seul, on va plus vite, ensemble on va plus loin ». Ce proverbe africain est criant de vérité et s’applique aussi aux marchés publics.

Lorsque tu repères une consultation qui intéresse, un des premiers réflexes à avoir est de vérifier, dans l’avis de publicité ou dans le RC (règlement de la consultation), les conditions de candidature.

1. Y a t’il un CA minimal requis ?
2. Des moyens humains et matériels minimum exigés?
3. Une indication sur le volume à traiter ?

Bref, avant d’aller plus loin , il faut vérifier que tu as bien la « capacité » de répondre.

Par exemple:

L’avis de publicité (AAPC) indique que le chiffre d’affaire annuel minimal requis du candidat doit être de 100 et que les compétences professionnelles requises pour l’exécution du marché sont X et Y.

Admettons que ton CA annuel soit de 70 et que tu ais une compétence certaine uniquement pour X.

Tu n’as pas la capacité de répondre. Candidater seul est l’échec assuré. Ton offre ne sera pas examinée

Tu as 2 choix :

• Ne pas répondre à cette consultation
• Répondre en groupement et t’appuyer sur la capacité d’une ou plusieurs autres entreprises

On va se concentrer sur cette 2nde option.

Répondre en groupement c’est tout d’abord doper sa capacité pour accéder à des marchés que seul on ne pourrait pas atteindre.

C’est également bien choisir ses partenaires car en cas de problèmes, c’est l’ensemble du groupe qui est impacté et doit trouver des solutions.

Les avoir anticipés et avoir prévu « les clauses qui vont bien » dans le contrat GME  (groupement momentané d’entreprises) sera un atout de taille. Nous verrons ensemble les clauses incontournables à prévoir.

Doper sa capacité pour accéder au marché et convaincre

 

Par « capacité » on entend capacité professionnelle mais également capacité en terme de moyens qu’ils soient financiers, humains et/ou matériels.

L’acheteur public définit cette capacité et il veut « Zéro Ennui ».  Par conséquent, il peut fixer un cadre qu’il estime être protecteur pour lui mais également pour toi. Ce « minimum syndical » ,qui s’exprime en CA annuel minimal, en moyens humains ou/et matériels ou en spécificités techniques, filtre les candidats en 2 groupes : ceux capable de mener à bien la prestation dans le délai imparti et ceux ne répondant pas à ces exigences. Ces derniers seront écartés.

Dans les faits, cela revient à restreindre l’accès au marché. C’est pour cela que les juges examinent la « proportionnalité » des exigences de l’acheteur public à l’objet et au volume du marché. Pour rappel un des principes fondamental qui régit  cette matière est justement le libre accès à la commande publique.

Néanmoins, si tu veux vraiment décrocher ce marché, il n’y a jamais de problème mais que des solutions ! Il faut « juste » se donner les moyens d’y arriver.

Répondre en groupement suppose que tu « te lies » pendant la durée du marché  avec un ou plusieurs autres entrepreneurs. Ça va te demander du temps et beaucoup d’énergie si tu n’as pas déjà des partenaires pré déterminés ou pré sélectionnés.

 

 

Les avantages à répondre avec une ou plusieurs autres entreprises sont multiples. Tu mets en commun les moyens humains et matériels ainsi que les capacités techniques et financières. Par conséquent, tu n’es plus « le même candidat » et cela t’ouvre de nouvelles perspectives. 

Cela te permet :

• • d’accéder à des marchés auxquels séparément tu n’aurais pas eu la capacité technique et/ou financière de répondre ;
  • d’avoir accès à des plus gros marchés ;
  • d’augmenter le nombre et la qualité de ses références;
  • de développer un réseau de partenaires fiables et augmentera tes possibilités de développer ton CA.

 

Tu peux répondre en groupement d’entreprises (co traitance) ou avoir recours à de la sous-traitance pour atteindre le niveau de capacité imposé par l’acheteur public.

Par ailleurs il y a plusieurs degrés dans la co-traitance avec, là encore, des niveaux de responsabilité qui vont crescendo selon les formules et le rôle que tu prends dans le cadre du groupement.

 

Répondre avec un co-traitant ou un sous-traitant  : différences, avantages et inconvénients

La co-traitance et la sous-traitance ont en commun la mutualisation des moyens pour réaliser un marché. Néanmoins, les termes du partenariat sont différents tout comme les niveaux de responsabilité.

 

Définition de la sous-traitance 

 

Opération par laquelle un entrepreneur confie, sous sa responsabilité, à une autre personne appelée sous-traitant l’exécution de tout ou partie du contrat d’entreprise ou une partie d’un marché public conclu avec un maître d’ouvrage. 

La loi de 1975 a été reprise dans le code de la commande publique en 2019 à l’article L2193-2. 

Il s’agit donc d’une relation triangulaire entre l’acheteur public (souvent maître d’ouvrage), le titulaire du marché (entrepreneur) et le sous-traitant (entrepreneur également). 

Cette relation repose sur 2 contrats distincts : 

• Un marché public conclu entre l’acheteur public et le titulaire, 
• Un contrat de droit privé qualifié de contrat de sous-traitance conclu entre l’entrepreneur et le sous-traitant. Ce contrat est à différencier de l’acte spécial DC4 qui n’a pas de valeur contractuelle mais est seulement déclaratif. 

Définition de la co-traitance

 

Opération par laquelle plusieurs opérateurs économiques (entreprises) choisissent de répondre à un marché public en groupement pour mutualiser leurs moyens professionnels, techniques et financiers.

Ce groupement d’opérateurs est temporaire et n’existe que pour une durée définie. Il n’a pas de personnalité morale (pas d’immatriculation de ce groupement ou de passage obligé devant un avocat) et aucun formalisme de contrat n’est imposé par les textes. Il y a néanmoins des modèles qui existent mais ils doivent être adaptés à chaque situation. A titre d’exemple, la FNTP (Fédération Nationale des Travaux Publics) a élaboré ce modèle ou l’ordre des architecte, celui-ci. Ils peuvent constituer une bonne base de travail.

 

Dans tous les cas, IL FAUT UN CONTRAT permettant d’organiser les relations entre les membres du groupement et  prévoir les problèmes et leurs résolution (qui traite quoi et à quel coût éventuellement.)

 

On parle souvent de GME pour Groupement Momentanée d’Entreprises comme le nom du contrat « contrat GME » qu’il faudra conclure entre les membres du groupement pour faire en sorte que la réponse en groupement soit un succès.

 

Ce contrat GME ne concerne pas l’acheteur public. Tu n’as pas à le lui communiquer et il n’a pas à te le demander. Pour ce dernier , l’existence du groupement est uniquement déclaratif via le DC1 comme on le verra un peu plus loin.

 

Différences, avantages et inconvénients des 2 solutions

 

En co-traitance, tous les membres du groupement sont en relation contractuelle avec l’acheteur et sont responsables vis-à-vis de lui.

Le partenariat dans le cadre de ces 2 manières de mutualiser ses forces n’est pas identique. Il est nécessairement plus équilibré dans le cadre de la co-traitance que dans celui de la sous-traitance. En d’autres termes, il y a une notion d' »association » en co-traitance qui n’existe pas en sous-traitance.

 

En co-traitance, on travaille avec, en sous-traitance on travaille pour.

 

De plus, qui dit responsabilité dit assurances obligatoires. Chaque co-traitant doit contracter l’ensemble des assurances légales obligatoires et leurs responsabilités seront directement mises en jeu en cas de dysfonctionnement.

Le sous-traitant, quant à lui, n’est pas responsable vis à vis de l’acheteur public. Il n’est pas un constructeur au sens de l’article 1792 et suivants du code civil.

Si tu fais le choix de répondre en t’appuyant sur les capacités d’un sous-traitant il faudra que tes assurances obligatoires englobent les « compétences spécifiques » éventuelles, de ton sous-traitant, mobilisées pour la réalisation du marché. En effet, c’est le titulaire du marché qui répond des dommages et désordres rencontrés lors de l’exécution du chantier ou à l’issue de celui ci. Ce n’est que dans un 2nd temps que tu pourras te retourner contre le sous-traitant si un lien de cause à effet peut être établi entre le désordre et la réalisation de la prestation sous-traitée.

En co-traitance chaque co-traitant est responsable des prestations qu’il réalise. C’est plus simple et direct.

Pour aller plus loin, sur les avantages et inconvénients entre co-traitance et sous-traitance, regarde l’article Répondre en direct ou en sous-traitance à un marché public : le match.

 

Les 3 types de Groupement momentané d’entreprises

 

Groupement solidaire

Le principe

Dans ce cas, chaque entreprise est solidairement engagée et en cas de difficulté d’exécution, peut être amenée à pallier la défaillance de l’un des partenaires.

« Un pour tous, tous pour un »

Ce groupement est contraignant pour ses membres. En cas de défaillance d’un membre, les « associés temporaires » devront se démener pour trouver un remplaçant ou palier eux même à cette défaillance s’ils en ont les compétences en propre. C’est souvent la meilleure solution et la plus rapide mais encore faut il en avoir les capacités.

S’ils trouvent un remplaçant, il faudra que celui ci accepte  » de prendre la suite » de la réalisation commencée par l’entreprise défaillante avec un coût  « acceptable » pour ne pas déséquilibrer de manière excessive le partenariat initial.

 

La défaillance d’un membre est le problème de tous !

 

En cas de dysfonctionnements, être lié les uns aux autres est générateur de tensions au sein du groupement.

 

Dans ce type de groupement, comme c’est le problème de tous c’est souvent le problème de personne ! C’est un peu la nature humaine qui veut ça.C’est oublié qu’on est tous dans la même barque, et que si le bateau coule…

 

Par conséquent, il faut prévoir dans le cadre du contrat de groupement ce type de problématique. Décrire le « qui fait quoi » et le « qui gère quoi » ainsi que les engagements concrets de chacun par type de prestation afin de garantir au mieux le bon déroulement de la prestation et la satisfaction du client final : l’acheteur public.

Ce dernier a horreur des problèmes. Une bonne gestion de la crise de la part du groupement lui garantit la reconnaissance éternelle de l’acheteur !!! Plus sérieusement, ta valeur va monter en flèche. Il va néanmoins falloir que les efforts réalisés, les solutions apportées ne restent pas confidentiels et que tu « vendes » cette compétence non initialement demandée mais oh combien importante pour la bonne exécution du marché.

 

L’objectif est que l’acheteur se dise quand il verra que tu te repositionnes sur un marché :

L’entreprise X a candidaté. C’est elle qui nous a dépatouillé sur le marché Y. Si elle remporte le marché, c’est la garantie que le marché sera bien géré.

 

Par conséquent, répondre en groupement peut demander plus de travail et d’effort qu’on ne l’avait envisagé à la base mais cela peut également te permettre de te faire remarquer et te faire « sortir du lot ».

Et quand on sait comment le bouche à oreille se fait dans la sphère publique, pense à bien communiquer sur ce que tu as réalisé, les groupements auquel tu as participé, dans tes prochaines réponses, c’est un atout de taille dans tes futures candidatures.

Ce type de groupement est néanmoins assez rarement exigé par l’acheteur public car il est contraignant pour les entreprises. Quand il est exigé il doit être justifié par l’objet du marché.

Ce type de groupement n’est jamais spontanément proposé par les entreprises. En revanche, le groupement suivant est, lui, très très usité.

Ce n’est plus n’importe quel membre du groupement qui peut être engagé solidairement dans le cas suivant mais uniquement le mandataire du groupement.

 

Groupement conjoint avec mandataire solidaire

Le principe

 

Chaque opérateur est engagé sur les prestations qu’il réalise.

Le groupement conjoint est le groupement le plus facile à constituer.

C’est l’exemple type du groupement des forces pour atteindre l’objectif commun avec le moins de contraintes possibles. En revanche en terme de visibilité vis à vis de l’acheteur public, il est clair qu’elle ne sera pas identique pour tous les membres du groupement. Un des membres sera plus visible que les autres, il s’agit du mandataire du groupement.

Son rôle sera défini dans le contrat GME mais dans tous les cas, on peut dire que c’est le porte parole du groupement. Il est choisi par ses pairs (les autres membres du groupement).

Dans la pratique, c’est souvent celui qui a la responsabilité de réaliser la plus grosse part du marché. Par ailleurs, il n’y a pas de règle mais il est très souvent rémunéré par les autres membres pour exercer son rôle.

 

Tous unis pour remporter le marché mais chacun sa 🤬🤬😁

 

La défaillance d’un membre est le problème du…. mandataire!

En cas de défaillance de l’un d’entre eux il appartient au mandataire de faire réaliser la prestation ou les travaux au prix initialement prévu dans le marché ou de s’y rapprocher le plus possible. A défaut c’est sa marge qui sera impactée et uniquement la sienne sauf clause contraire dans le contrat GME.

Maintenant, on comprend mieux pourquoi le mandataire a quelques arguments pour réclamer une rémunération…

C’est également l’interlocuteur unique de l’acheteur public. A lui la pression et la recherche de solutions pour sortir de l’impasse.

Maintenant, s’il gère le problème et fait en sorte que la prestation soit réalisée, à lui les lauriers et la « reconnaissance éternelle » de l’acheteur public !

Rendons à César ce qui appartient à César !

Enfin, dernier type de groupement , le groupement conjoint sans mandataire solidaire.

Groupement conjoint avec mandataire non solidaire.

 

C’est un cas d’école que je n’ai jamais rencontré au cours de mon expérience.

Chaque opérateur est engagé sur les prestations qu’il réalise mais en cas de défaillance d’un membre, c’est le problème de…… et bien personne.

Et là, ça ne convient pas du tout à l’acheteur public. Qui va gérer ?  Un volontaire ? Une fois, deux fois ….. deux et demie…. deux trois quart… ALLEZZZZ ? Non…. Définitivement, ce type de groupement n’est pas fait pour la sphère publique…

 

 

Répondre en groupement momentané d’entreprises, concrètement

 

Pour l’acheteur public, l’offre en groupement correspond à une offre unique. Il ne doit pas avoir à compiler les morceaux d’offres de chaque membre pour reconstituer une offre complète correspondant à son besoin. Il va comparer l’offre d’un groupement avec les offres d’entreprises seules mais plus importantes que la tienne. Cela ne doit pas lui générer un travail supplémentaire.

Au stade de la candidature

 

Un DC1 unique pour l’ensemble des entreprises membres du groupement

DC1 Pagraphe D

Dans l’extrait de DC1 ci dessous, tu vois concrètement ce qu’il convient de mentionner dans le paragraphe D  du DC1.

Comme tu le vois, tu as le choix de la forme du groupement mais ……pas longtemps !😜

 

La forme du groupement est, en principe, indiquée dans les pièces de la consultation :  le RC (Règlement de la consultation) ou/et l’AE (Acte d’engagement).

Un point important, si l’acheteur public ne précise pas de forme particulière de groupement, cela sera un groupement conjoint dès lors que la solidarité – le cas échéant, celle du seul mandataire – ne se présume pas (art. 1310 du Code civil).

Néanmoins, avec la possibilité de ne signer l’AE qu’à l’attribution du marché, la probabilité d’un silence de l’acheteur public est de plus en plus rare.

 

D’autres paragraphes doivent être complétés dans le DC1. Les E , F et G;

• Le E concerne l’identification des membres du groupement et la répartition des prestations entre eux.

C’est un résumé « grosses mailles » de ce que contient le contrat de groupement. Cela permet à l’acheteur public d’apprécier la cohérence de ton groupement et de comprendre l’intérêt de celui ci.

 

• Le F concerne les engagements de chaque membres du groupement et renvoie à des DC2 spécifiques et documents annexes spécifiques pour chacun des membres.

 

• Et  G qui permet de désigner le mandataire du groupement.

A noter que la dernière version du DC1 renvoie à un « document d’habilitation par les autres membres du groupement et précisant les conditions de cette habilitation ». Il n’y a pas de modèle communiqué mais on peut s’inspirer de ce qui était présenté dans le DC1 dans sa version antérieure à savoir :

Les membres du groupement (Cocher la case correspondante.) :

 signent individuellement l’offre du groupement et toutes modifications ultérieures du marché public ou de l’accord­ cadre ;

 donnent mandat au mandataire, qui l’accepte, pour signer, en leur nom et pour leur compte, l’offre du groupement et toutes modifications ultérieures du marché public ou de l’accord­ cadre, pour les représenter vis ­à­ vis du pouvoir adjudicateur ou de l’entité adjudicatrice et pour coordonner l’ensemble des prestations ;

 ont donné mandat au mandataire dans les conditions définies dans le document d’habilitation joint en annexe de la présente lettre de candidature ;

 donnent mandat au mandataire dans les conditions définies ci­ dessous ;
(Donner des précisions sur l’étendue du mandat.)

Attention les indications initialement présentes dans le DC1 ne concernent que les pouvoirs transmis au mandataire lors de la remise de l’offre et non pas  le niveau d’habilitation donné en cours d’exécution du marché.

Cette partie sera nécessairement prévu dans le contrat GME et devra être communiqué à l’acheteur public afin qu’il appréhende exactement l’étendue des pouvoirs du mandataire en la matière.

Un DC2 par membre du groupement + dossier références

 

Très classiquement cette fois, il s’agit pour chaque membre du groupement de fournir leur propres pièces permettant de justifier de leurs capacités à réaliser les prestations objet du marché.

Il est opportun de prévoir un document « chapeau »  sur les références éventuelles réalisées ensemble (entre les membres du groupement) si elles existent.

Plus l’acheteur public sera rassuré sur la bonne entente « prévisionnelle » du groupement plus il considérera votre candidature comme un sérieux avantage : des spécialistes au lieu d’une entreprise plus généraliste.

Le mandataire a plus qu’un rôle de « gentil organisateur », comme on le verra un peu plus loin, dans la rédaction de la réponse tant  de la candidature que de l’offre.

Au stade de l’offre

Offre financière

La DPGF doit être complétée à plusieurs mains.

Les postes de la DPGF sont répartis entre les membres du groupement selon le principe suivant :

Celui qui réalise chiffre.

La rémunération du mandataire doit être prévue dans le chiffrage réalisé sous forme d’un pourcentage du prix identique ou non selon les membres du groupement. Il n’y a pas de règle en la matière tout est à prévoir dans le contrat GME.

Il convient de bien indiquer dans le contrat le qui fait quoi et à combien.

Mémoire technique

 

Le mémoire technique est unique et est clairement le document le plus difficile à élaborer à plusieurs. C’est également un document à soigner tout particulièrement lors de la réponse en groupement.

L’acheteur public attend une coordination entre les membres par spécialité et tache. Elle ne se suppose pas, il convient de la décrire encore et encore de manière très pratique et concrète.

Bien indiquer également le nombre de personnes de l’entreprise X qui intervient pour réaliser la prestation Y.

L’acheteur doit comprendre qui intervient, pourquoi à tel moment du marché, avec quel moyens humains et matériels et avec quelle méthode d’action mise en place.

 

Rôle du mandataire dans la constitution de la réponse groupée

 

Dans la pratique il faut un « gentil coordonnateur » pour harmoniser l’ensemble.

 

 

Le mandataire du groupement est en principe la personne chargée de réaliser ce travail.

Cette tache n’est pas à négliger.

Il faut veiller qu’il n’y ait aucun trou dans la raquette.

• Tous les aspects de la prestation doivent être traités, dans un ordre cohérent et fluide.
• Une entreprise ne va pas venir en pointillé ou si c’est le cas son chiffrage doit comprendre cet aléa d’exécution. Du coup, cette mission peut elle être réalisée par un autre membre du groupement ? Comment organiser le qui fait quoi de manière pragmatique?

Les membres du groupement doivent se réunir et échanger sur la meilleure manière de réaliser la prestation en terme d’organisation et de coût.

L’objectif est de sortir un bon prix avec une organisation réaliste au sein de laquelle chaque entreprise sait ce qu’elle doit faire, après qui et avant qui.

 

Le maître mot est la FLUIDITE

 

Enfin, et on en a parlé tout au long de cet article, regardons de plus prés les clauses que doivent contenir le contrat GME.

 

Le contrat de groupement momentanée d’entreprises (Contrat GME): les clauses incontournables à prévoir

 

Il n’y a aucun modèle imposé néanmoins tu trouveras des modèles élaborés par les fédérations professionnelles, syndicats de branche
ou interprofessionnels: FNTP, ordre des architectes

 

Je travaille également sur le sujet et pense pouvoir proposer, dans quelques mois,un modèle de contrat GME simple, pratique et surtout protecteur des intérêts des membres du groupement.

 

 

Alors, non je ne suis pas avocate, mieux que ça, je suis praticienne, une personne de terrain à ma manière avec une bonne vision des problématiques et des freins que peuvent rencontrer les entreprises et les empêcher de se grouper pour répondre aux appel d’offres :

• • le risque économique en cas de défaillance d’un entreprise membre du groupement ,
  • les risques de mésentente,
  • une mauvaise connaissance du contrat GME (quelles clauses prévoir – comment l’écrire – la teneur exact de mes engagements etc)

 

Quelles sont les clauses à prévoir et les rédiger de manière pratico pratique ?

Voici quelques pistes et rendez vous dans quelques temps pour le résultat final !!

 

• Nature juridique du groupement : conjoint ou solidaire

 

• L’étendue de la solidarité :
  • qui (tous- quelques un – un seul)
  • sur quoi , quels engagements
  • quelles conséquences si les engagements ne sont pas tenus quel qu’en soit la raison.

 

• Désignation du mandataire,
  • son rôle,
  • ses missions détaillées
  • ses niveaux d’habilitation pour engager le groupement (lors de la réponse et également lors de l’exécution du marché)
  • sa rémunération ( quelle logique de répartition entre les membres du groupement)

 

• Responsabilisation de chaque entreprises
  • le qui fait quoi pour combien
  • les engagements réciproques
  • les réunions périodiques avec des mécanismes permettant de neutraliser au maximum les risques de mésententes
    • • restitution réunion avec l’acheteur public
      • plan d’actions correctrices le cas échéant
      • recherche de solutions et coûts supplémentaires (répartition entre les membres des coûts supplémentaires – argumentation proposition avenant à l’acheteur public etc) …

 

• La gestion financière et bancaire du groupement
  • paiement direct de chacun des membres du GME,
  • paiement du mandataire et modalités pratiques de reversement aux co-traitants
  • -> Communication à l’acheteur public (quoi et à quel moment)

 

• Les assurances légales
  • qui pour quoi ?
  • vérification aucun trou dans la raquette

 

• Durée de la convention
  • fin du marché
  • fin de la période de parfait achèvement (en matière de marché de travaux)

 

« Seul on va plus vite, ensemble on va plus loin »

Se grouper c’est se lier, dans son business avec une ou plusieurs autres personnes entrepreneurs, comme toi, que tu connais plus ou moins bien et qui fonctionne peut être comme toi… ou pas. C’est un sacré challenge mais si ça fonctionne, tu auras gagné le pompon !

 

Selon le degré de confiance que tu conféreras à un autre, tu sauteras le pas ou non.

Dans tous les cas, tu testeras ton partenaire quand vous aurez, tous les deux, les mains dans le cambouis et qu’il faudra trouver des solutions. C’est à ce moment là que tu verras si les actes suivent les mots et rarement avant.

Par conséquent, 2 solutions:

• Échanger avec d’autres entrepreneurs qui peuvent compléter ton expertise et se lancer avec un bon contrat GME.

Cela te permettra :

1. 1. de te positionner sur des dossiers que, seul, tu ne peux pas atteindre.
   2. augmenter le nombre de réalisations et de références métiers, ce qui permet de :
      • trouver plus facilement de nouveaux clients par la suite,
      • améliorer l’image de son entreprise,
      • se faire connaître dans son secteur d’activité.
   3. élargir son réseau en travaillant avec des entreprises dont les activités sont complémentaires à la tienne,
   4. se motiver en étant plus nombreux sur un dossier (notamment pour les TPE).

• Rester sur des marchés de plus faible ampleurs et te développer plus doucement.

 

 

 

Moi je sais ce que je ferais, mais toi ? Si tu as envie d’échanger sur le sujet, laisse moi un message et je te répondrais.